Condiciones del servicio

Estas condiciones explican, en lenguaje claro, cómo se rige la relación entre Recepvox y el negocio que utiliza el servicio. Se leen junto con la descripción del servicio, la política de privacidad y la política de reembolsos y cancelación. Si dos documentos se contradicen, prevalecen estas condiciones, salvo en el detalle de cada función, que se rige por la descripción del servicio.

Estado actual: el servicio está en etapa de prueba. Hoy no hay llamadas telefónicas reales, mensajes reales ni cobros activos. Estas condiciones rigen desde que un negocio acepte una suscripción paga por escrito; mientras tanto, describen cómo funcionará.

1. Quiénes son las partes

• Nosotros: Recepvox, servicio de [EMPRESA] LLC, con domicilio en Tampa, Florida, Estados Unidos. Contacto: [email protected] · teléfono y WhatsApp +1 (786) 788-4834.
• El negocio: la empresa o persona que da de alta el servicio para atender a sus propios clientes. Quien lo acepta en nombre del negocio declara que tiene autoridad para hacerlo y que es mayor de 18 años.
• Clientes finales: las personas que llaman o escriben al negocio y son atendidas por el asistente. No son parte de este acuerdo; su información se trata según la política de privacidad.

Este es un acuerdo entre empresas. El servicio no se ofrece a consumidores para uso personal.

2. Qué es el servicio

Un asistente de voz y texto, en español y en inglés, que atiende a los clientes del negocio, responde con la información que el negocio cargó, toma pedidos, citas o reservas y los muestra en el panel del negocio (el «Mostrador»). La lista completa de funciones, lo que ya existe y lo que depende de proveedores externos está en la descripción del servicio.

3. Alta y cuenta

• Para darse de alta, el negocio completa la configuración guiada: datos del local, horarios, menú o servicios con precios, forma de atención, pagos e impuesto de venta.
• Antes de atender a clientes reales, un administrador de Recepvox revisa la configuración con el negocio y crea su cuenta operativa. El negocio recibe una clave del Mostrador que se muestra una sola vez.
• El negocio es responsable de resguardar sus claves y debe avisar de inmediato si sospecha que otra persona tiene acceso a ellas. Toda acción realizada con su clave se considera realizada por el negocio, salvo que haya dado aviso previamente.
• Hoy el servicio solo se ofrece a negocios ubicados en estados donde verificamos las reglas que aplican (por ahora, Florida).

4. Prueba gratis

• 7 días gratis, sin tarjeta. El plazo empieza cuando el negocio confirma que está listo y el administrador activa el servicio, no al elegir un plan.
• La prueba no se convierte sola en una suscripción paga. Para continuar, el negocio debe aceptar una suscripción por separado.
• Si no acepta, el servicio deja de atender al terminar la prueba y no se cobra nada.

5. Planes, precios e impuestos

• Los tres planes incluyen las mismas funciones: español e inglés, pedidos, citas y reservas, panel del negocio y paso de la llamada a una persona cuando el cliente lo pide.
• El pago es mensual y por adelantado. El primer mes se cobra en proporción a los días restantes.
• Cada local adicional cuesta US$99 por mes.
• Los precios no incluyen impuestos. Si una ley obliga a cobrar impuesto sobre el servicio, se agrega en la factura.
• El cobro de la suscripción lo hace un procesador de pagos (Stripe). Recepvox no ve ni guarda los números de tarjeta.
• Si cambiamos un precio, avisamos con 30 días de anticipación. Si el negocio no está de acuerdo, puede cancelar sin costo antes de que rija.
• Disputa de cobros: si el negocio considera que un cobro es incorrecto, debe avisarlo por escrito dentro de los 30 días siguientes a la factura, indicando el motivo y el monto en discusión. Mientras se resuelve, paga la parte que no discute. Los errores comprobados se devuelven completos.

6. Llamadas de más y tope

• Pasadas las llamadas incluidas del mes, cada llamada adicional cuesta US$0,25.
• Tope: lo que se cobra por llamadas adicionales en un mes nunca supera el precio del propio plan. Si se llega a ese punto, avisamos y conversamos antes de seguir.
• El panel muestra un medidor de consumo y avisa cuando se llega al 80 % de las llamadas incluidas.
• Si el negocio usa el servicio muy por encima de su plan varios meses seguidos, le proponemos un plan que le convenga; no se lo cambiamos sin su acuerdo.

7. Duración, renovación y cancelación

• La suscripción es mes a mes, sin plazo mínimo y sin penalidad por cancelar. Se renueva cada mes mientras no se cancele.
• Se cancela por escrito (correo o mensaje) a [email protected] o por WhatsApp, hasta 24 horas antes del próximo cobro.
• Si cancela a mitad de mes, el servicio sigue hasta el último día del mes pagado y no se vuelve a cobrar.
• Los detalles están en la política de reembolsos y cancelación.

8. Falta de pago

Si un cobro falla, avisamos por correo y por WhatsApp y continuamos intentando durante 5 días, con el servicio funcionando. Desde el día 6 el asistente deja de atender y el negocio conserva el acceso a su panel y a sus datos. Una vez realizado el pago, el servicio se reactiva de inmediato, sin cargo de reconexión. Si la suspensión dura 90 días, el acuerdo termina y se aplica lo dicho sobre los datos en el punto 15. La suspensión no extingue lo adeudado por los meses ya utilizados.

9. Lo que hace el asistente y sus límites

• El asistente usa inteligencia artificial y reglas automáticas. Puede entender mal, sobre todo con ruido, acentos o pedidos poco claros. Por eso repite el pedido para que el cliente lo confirme y siempre ofrece pasar con una persona.
• El asistente responde con la información que el negocio cargó. Si un precio, un horario o un plato está mal cargado, la respuesta también lo estará.
• El negocio revisa cada pedido, cita o reserva en el Mostrador antes de prepararlo o confirmarlo, y decide si lo acepta.
• El asistente no da consejos médicos ni legales y no confirma que un plato sea seguro para una alergia. Si el cliente menciona una alergia, la anota en el pedido para que el negocio la vea y decida.

10. No es un servicio de emergencias

El asistente no puede comunicarse con el 911 ni con servicios de emergencia, y no debe usarse para eso. El negocio mantiene su línea habitual para cualquier urgencia.

11. Obligaciones del negocio

El negocio se compromete a:

• cargar información verdadera y actualizada: precios, horarios, impuestos, disponibilidad, zonas de entrega, alérgenos y políticas propias;
• cumplir las leyes que le aplican como comercio (protección al consumidor, impuestos, salud e higiene, precios);
• no quitar ni cambiar el aviso de grabación (punto 12) y no solicitar al asistente que recopile datos que no necesita;
• no usar el servicio para mensajes publicitarios, listas de teléfonos, suplantar a otra persona ni nada ilegal (punto 16);
• no pedir ni recibir por medio del asistente números de tarjeta, datos médicos, números de seguro social ni otros datos sensibles;
• atender en persona lo que el asistente no puede resolver.

12. Grabación de conversaciones

• Florida exige el consentimiento de todas las partes para grabar una conversación (Estatutos de Florida, sección 934.03). Por eso el asistente avisa al comienzo de cada llamada o chat que la conversación puede quedar guardada. Ese aviso no se puede desactivar, y el sistema no deja activar un negocio sin él.
• Hoy el sistema no guarda el audio de las llamadas. Guarda la transcripción en texto, con nombre, teléfono, correo y dirección ocultos, y la borra a los 35 días.
• Si en el futuro se guardara audio, se avisará antes a los negocios y se actualizará la política de privacidad.

13. Mensajes de texto (SMS) y WhatsApp

• El servicio solo envía mensajes informativos sobre un pedido, cita o reserva que la persona hizo: la confirmación con el enlace de seguimiento y el aviso de que está listo. Nunca publicidad.
• Solo se le escribe a la persona que dio su número para ese trámite. El negocio no puede cargar listas de teléfonos.
• El primer mensaje de cada pedido explica cómo dejar de recibirlos: responder STOP. La baja se respeta para ese negocio de inmediato.
• Hay un tope de mensajes por pedido. Pueden aplicarse cargos de mensajes y datos de la compañía telefónica de la persona.
• Hoy los mensajes están simulados: no sale ningún SMS ni WhatsApp de verdad hasta que se conecte un proveedor y se complete su registro.

14. Pagos de los clientes del negocio

• Si el negocio cobra por adelantado, lo hace con su propia cuenta de un procesador de pagos (por ejemplo, Stripe). El dinero va directo al negocio.
• Recepvox no cobra, no recibe ni guarda el dinero de los clientes del negocio ni sus datos de tarjeta. El asistente nunca pide números de tarjeta.
• El negocio es responsable ante su cliente por el producto, el precio, los impuestos, la entrega y los reembolsos de lo que vende.

15. Datos

• Los datos del negocio y de sus clientes son del negocio. Recepvox los trata por encargo del negocio y solo para prestarle el servicio, como se explica en la política de privacidad.
• No vendemos datos, no los usamos para publicidad y no armamos perfiles de los clientes finales.
• Los datos personales de los clientes finales se eliminan automáticamente a los 90 días del pedido (las transcripciones, a los 35).
• Si el negocio deja de usar el servicio, puede solicitar una copia de sus datos dentro de los 30 días. A los 90 días borramos lo que quede, salvo lo que la ley obligue a conservar.

16. Uso aceptable

No se permite usar el servicio para:

• enviar publicidad, mensajes masivos o llamadas no pedidas;
• engañar a las personas, suplantar a otro negocio o persona, o hacer creer que el asistente es una persona cuando alguien lo pregunta;
• tratar datos de salud, datos de tarjetas o información de menores de 13 años;
• vender productos o servicios ilegales;
• intentar entrar a cuentas ajenas, saltar los límites de uso, copiar el sistema o afectar su funcionamiento.

Si detectamos un uso de este tipo, podemos suspender el servicio de inmediato y lo notificaremos al negocio.

17. Proveedores de terceros

El servicio usa proveedores externos: inteligencia artificial y voz (Google), telefonía y mensajes, WhatsApp (Meta), cobros (Stripe) y servidores. Su funcionamiento no depende solo de nosotros. Elegimos proveedores reconocidos y les transmitimos solo la información necesaria; no obstante, no respondemos por sus interrupciones o cambios.

18. Disponibilidad y cambios del servicio

Procuramos que el servicio funcione de forma continua, pero pueden producirse interrupciones por mantenimiento o por fallas de internet, de la telefonía o de un proveedor. Si un corte programado afecta la atención, avisamos antes. Podemos mejorar o cambiar funciones; si quitamos algo importante que el negocio usa, avisamos con 30 días y puede cancelar sin costo.

19. Propiedad intelectual

• El programa, el diseño y la marca Recepvox son nuestros. El negocio recibe un permiso de uso mientras tenga el servicio activo; no lo puede copiar, revender ni desarmar.
• El nombre, el logo, el menú, los precios y los textos del negocio siguen siendo del negocio. Nos da permiso para usarlos solo para prestarle el servicio.
• Si el negocio nos envía sugerencias, podemos usarlas para mejorar el servicio sin obligación de pago.

20. Confidencialidad

Cada parte guarda en reserva la información no pública de la otra (claves, datos de clientes, precios pactados, detalles técnicos) y la usa solo para este acuerdo. No aplica a lo que ya era público o lo que una ley u orden judicial obligue a entregar. Esta obligación dura mientras esté vigente el acuerdo y 2 años después de que termine.

21. Garantías

El servicio se presta en las condiciones en que se encuentra («tal cual»). No garantizamos que el asistente no se equivoque nunca, que no haya cortes ni que las ventas del negocio aumenten. Nada de esto limita los derechos que una ley no permita renunciar.

22. Límite de responsabilidad

• El monto máximo que cualquiera de las partes puede reclamar a la otra por este acuerdo equivale a lo que el negocio pagó en los últimos 3 meses.
• Ninguna parte responde por daños indirectos: ganancias perdidas, clientes perdidos o daño a la reputación.
• Estos límites no se aplican a fraude, dolo o negligencia grave, a las obligaciones de pago del negocio, a la infracción de los derechos de propiedad intelectual de la otra parte, ni a lo que la ley no permita limitar.

23. Indemnidad

Si un tercero reclama a Recepvox por algo que es responsabilidad del negocio (su información, sus precios, sus productos, sus promesas a clientes o no cumplir las leyes que le aplican), el negocio se hace cargo del reclamo y de sus gastos razonables, incluidos honorarios de abogados. Nosotros asumimos la misma obligación si un tercero reclama al negocio porque el programa de Recepvox infringe derechos de propiedad intelectual de otro.

24. Suspensión y terminación

• Podemos suspender el servicio por falta de pago (punto 8), por un uso no permitido (punto 16) o si un riesgo de seguridad lo exige. Salvo urgencia, avisamos antes y explicamos el motivo.
• Incumplimiento grave: si una parte incumple una obligación importante de este acuerdo, la otra puede terminarlo por escrito cuando el incumplimiento no se corrija dentro de los 30 días siguientes al aviso. Si el negocio termina por un incumplimiento grave de Recepvox, devolvemos la parte proporcional de lo prepagado y no utilizado.
• Cualquiera de las partes puede terminar el acuerdo cancelando como indica el punto 7. Al terminar, el asistente deja de atender y se aplica lo dicho sobre los datos en el punto 15.

25. Cómo se resuelve un problema

1. Negociación previa. Ante cualquier controversia, una parte notificará por escrito a la otra y ambas dispondrán de 30 días para resolverla.
2. Si no se arregla, arbitraje individual. El reclamo va a arbitraje en el condado de Hillsborough, Florida, bajo la Ley Federal de Arbitraje, y no a juicio. Cualquiera de las partes puede, igual, ir a un tribunal de reclamos menores si el caso califica.
3. Sin acciones colectivas ni juicio por jurado. Las partes renuncian al juicio por jurado y a reclamar como parte de un grupo o en representación de otros.
4. Plazo. Un reclamo debe iniciarse dentro de los 2 años de ocurrido el hecho, salvo que la ley fije otro plazo que no se pueda acortar.

26. Ley aplicable

Este acuerdo se rige por las leyes del Estado de Florida y las leyes federales de Estados Unidos que correspondan.

27. Aceptación electrónica y avisos

• El negocio acepta estas condiciones de forma electrónica, y esa aceptación vale como una firma (ley federal E-SIGN y Estatutos de Florida, sección 668.50). Queda registrada la fecha, la hora y la versión aceptada.
• Los avisos se envían al correo o al WhatsApp que el negocio dejó al darse de alta. El negocio mantiene esos datos al día.

28. Cambios a estas condiciones

Si cambiamos estas condiciones, publicamos la versión nueva con su fecha y, si el cambio es importante, avisamos con 30 días de anticipación. Si el negocio no está de acuerdo, puede cancelar sin costo antes de que rija.

29. Otras reglas

• Fuerza mayor: ninguna parte responde por incumplimientos causados por hechos fuera de su control razonable (desastres naturales, cortes generales de energía o de internet, fallas masivas de un proveedor).
• Cesión: el negocio no puede transferir este acuerdo sin nuestro acuerdo; nosotros podemos transferirlo a quien continúe el servicio, con aviso.
• Divisibilidad: si alguna disposición resultara inválida, las demás continúan vigentes.
• Acuerdo completo: estas condiciones y los documentos que menciona son todo lo acordado sobre el servicio.
• Idioma: hay versión en español y en inglés. Si difieren, se interpretan de buena fe según lo que dice este documento.
• Relación de las partes: Recepvox y el negocio son partes independientes; este acuerdo no crea sociedad, empleo, franquicia ni representación entre ellas.
• Sin terceros beneficiarios: este acuerdo es solo entre Recepvox y el negocio; ninguna otra persona puede exigir su cumplimiento.
• Cambios en la ley: si un cambio de ley, de regulación o de las reglas de un proveedor impide o afecta de forma importante la prestación del servicio, podemos ajustar sus condiciones o terminar el servicio afectado, con aviso y devolviendo lo prepagado y no utilizado.
• Supervivencia: siguen vigentes después de terminar el acuerdo las cláusulas que por su naturaleza deben continuar, entre ellas confidencialidad, datos, límite de responsabilidad, indemnidad y resolución de problemas.
• Títulos: los títulos de los puntos son solo para facilitar la lectura y no cambian su significado.

30. Contacto

[EMPRESA] LLC · Tampa, Florida · [email protected] · Teléfono y WhatsApp: +1 (786) 788-4834